Kan de overheid ook ‘Nieuw Werken’?

“De naam maakt niet uit, als je er maar over nadenkt”

Het nieuwe werken. Microsoft doet het inmiddels vier jaar. Met flexplekken, veel aandacht voor het individu en in een kleiner gebouw met meer medewerkers. Kan de overheid dat ook? Om zelf scherp te blijven heeft Microsoft het initiatief genomen voor de Raad van Anders. Een raad die ieder jaar uit een andere doelgroep bestaat en over de vloer komt bij Microsoft om met elkaar te praten en van elkaar te leren over het Nieuwe Werken.

Waren het vorig jaar nog ‘de jongeren’, dit jaar mocht de overheid meedenken over het Nieuwe Werken. Vanaf 6 april 2009 zijn diverse ambtenaren regelmatig bij Microsoft over de vloer geweest. Woensdag 27 mei werden de resultaten gepresenteerd aan de leiding van Microsoft Nederland, directeuren P&O van de ministeries en vertegenwoordigers van de vakbonden.

Flexibiliteitconcept
Theo Rinsema, directeur van Microsoft Nederland, vertelt eerst over de aanleiding voor het Nieuwe Werken. “We wilden de lat wat betreft productiviteit hoger leggen en onze mensen gaven een onvoldoende voor de balans tussen werk en privé. Daar moest wat aan gebeuren. Bovendien brengen we zelf technologie naar de markt waardoor bijvoorbeeld de functie van een kantoorgebouw verandert. Gebruikten we die technologie eigenlijk zelf zoals we het bedoeld hadden? Daarop hebben we een zogenaamd flexibiliteitconcept ontwikkeld, met als belangrijk uitgangspunt dat er geen regels zijn en dat iedereen lekker in zijn vel moet zitten. En dus kan nu iedereen werken op een plek die past bij het soort werk dat hij/zij doet, is status en hiërarchie losgekoppeld en gaat iedereen aan het werk in plaats van naar het werk. Het gaat niet meer om aanwezigheid, maar om resultaat.”

Van controle naar vertrouwen
En bij zo’n veranderslag horen ook obstakels. “Zo kwamen we erachter dat je een ‘fysiek minimum’ moet hebben om een ‘virtueel optimum’ te bereiken. Dus: spreek af hoe vaak je bij elkaar komt, dan is het ook helder wanneer je er niet hoeft te zijn en krijg je geen scheve blikken. Het virtueel vergaderen is ook wennen, want zeg je niks, dan ben je er niet. Je moet dus van controle naar vertrouwen. Dat betekent verandering in leiderschap, cultuur en ook in inrichting en functie van het kantoor. De verschillende werkruimtes als samenwerk- en concentratieruimtes zijn daar een goed voorbeeld van.”

Niet luisteren, ervaren
Om zelf te ervaren hoe de Raad van Anders de afgelopen maanden bezig is geweest gaan de aanwezigen zelf op pad door het pand om ervaringssessies bij te wonen. Bijvoorbeeld over het thema ‘De medewerker centraal’. De overheid zet mensen in om de processen heen. Bij Microsoft gebeurt dat andersom, daar draait het om mensen en om resultaat, niet zozeer om een proces. Bij de overheid lijkt dat lastiger toe te passen omdat het resultaat minder meetbaar is. Bovendien is de overheid monopolist en vaak naar binnen gekeerd. Lastig om te veranderen als je niet hoeft te concurreren. Toch geeft een aanwezige aan dat er wel mogelijkheden zijn: “Ook in een procesomgeving kun je individuele afspraken maken. Welke activiteit wil je bijvoorbeeld doen binnen het proces?” Een andere sessie heeft het thema ‘Nieuwe medewerker zoekt nieuwe manager’. Want het nieuwe werken vraagt ook een nieuwe manier van leidinggeven. Tevens werd gesproken over ‘Vrijheid en verantwoordelijkheid’. Werken is het vinden van balans hiertussen.

Je bent jong en…
Ook het jonge talent is vertegenwoordigd. Vol met ideeën en energie maar ook met frustratie door obstakels binnen de overheid. Want de nieuwe generatie wil anders met werk omgaan, vrijheid hebben en niet drie jaar vooruitkijken, laat staan nadenken over de ambtenaar in 2020. Bovendien zijn jongeren anders georganiseerd, bijvoorbeeld in communities. Ze willen wel maar op hun eigen manier, niet per se in de OR of medezeggenschapraad. “Die instrumenten zouden jongeren echter ook moeten aangrijpen zodat de verschillende generaties elkaar vinden. Jongeren zijn geboeid maar niet gebonden.” Het concept waarbij ambtenaren niet gebonden zijn aan een ministerie spreekt iedereen rond de tafel aan. “Flexibel maar wel veilig.” Een andere sessie gaat over Ambtelijk ondernemerschap. Nieuwe initiatieven zijn vaak lastig om te nemen. Hoe kunnen we ambtenaren faciliteren om ideeën te realiseren? Deze vaardigheden hebben ze onder de knie bij Microsoft. En die kunnen de overheid veel opleveren.

Ruimte nemen
Tijdens de slotdiscussie komen alle groepen bijeen om te praten over enkele stellingen. Dan blijkt er nog veel stof tot discussie te bestaan. Want is het voor ambtenaren wel mogelijk om thuis te werken? Voldoet je werkplek thuis wel aan de Arbo-eisen? En hoe zit het met beloning? Want het gaat niet meer over hoeveel uur je werkt, maar wat je hebt bereikt. Hoe meet je dat? En mogen nieuwe medewerkers ook meteen zoveel thuiswerken, of moeten die eerst hun draai vinden binnen het bedrijf? Dat zijn ook vragen waar Microsoft mee worstelt. Een aanwezige denkt echter dat er bij de overheid meer ruimte zit dan bij Microsoft: “De verschillen tussen de ministeries zijn natuurlijk groot, maar er is zoveel ruimte als je die zelf zoekt. De overheid mag echter wel meer uitnodigend zijn om initiatief te nemen.” Een ding is in ieder geval zeker: “Het gaat er niet om hoe je het noemt, het Nieuwe of het Oude werken, belangrijker is dat je over het concept nadenkt.” Dankzij deze Raad van Anders is daar een begin mee gemaakt. En met een doos met spelletjes, films en boeken ter inspiratie op zak kunnen de ambtenaren de reis voortzetten.

Reageren

Naam *

E-mailadres * (zal niet worden getoond)

Bericht